INNBLiKK
l
april 2014
7
Fjerner frustrasjon
med Facilit
Byggforvaltningen i Tromsø har tatt i bruk et nytt FVDU-
verktøy som byr på bedre arbeidshverdager og mindre
frustrasjon, ikke bare for de ansatte i avdelingen, men
også for alle kundene i kommunale bygg.
Enhetsleder Alf K. Arntzen (t.h.) og SD-koordinator Svein Erik Sødahl Jamt i hjertet av Byggforvaltningas organisasjon, driftssentralen på Slottet.
– Tidligere kunne det komme en del e-poster
med kjeft eller spørsmål omstatus i innmeldte
saker. Ikke bare til meg som leder av Byggfor-
valtningen, men gjerne med kopi til halve
rådhuset. Ordføreren inkludert. Frustrasjons-
nivået over manglende tilbakemeldinger var
så høyt at store deler av kommunen skulle få
vite om det. Nå er det mulig for kundene våre
å følge saken sin dag for dag gjennom appen
som er utviklet. Vi opplever vinn-vinn. Ikke
bare har vi fått enkel og total oversikt over
alt som meldes inn. Dialogen med den som
melder inn problemer er blitt enkel og ryddig,
forklarer Alf K. Arntzen.
FDVU-verktøyet Facilit er utviklet av et
tromsøfirma, og Tromsø kommune har del-
tatt som pilot i noen av utviklingsløpene.
FDVU står for forvaltning, drift, vedlikehold
og utvikling.
Fra kaos til orden
Byggforvaltningen ble skilt ut som egen kom-
munal enhet i fjor. Da den nye enhetslederen
startet i jobben for snart et år siden, kom han
til lettere kaotiske forhold. Uendelig mange
verktøy, mapper og teknikker var i bruk for å
holde oversikt. Problemer ble meldt inn både
via telefon, brev, på post it-lapper, via e-post
og muntlig i trappeoppganger.
– Du kan tenke deg selv. Vi brukte outlook
for å holde oversikt, hvilket ikke var spesielt
enkelt når det i perioder kunne hagle innmail
og telefoner, forklarer Svein Erik Sødahl Jamt
somer SD-koordinator i Byggforvaltningen. I
tillegg er de ansatte ved enheten spredt på flere
ulike bygg, hvilket ikke akkurat for-
enklet samhandlingen dem imellom.
