INNBLiKK
l
desember 2014
rådets
fakta
Digitaliseringsprosjektet
Startet i august 2014.
• Internt:
Manuelle prosesser skal
erstattes av digitale. Felles systemer
i hele organisasjonen, for å bruke
mindre penger på drift.
• Mot tjenestemottaker:
Digitalt skal
være førstevalg. Alle skjema skal digi-
taliseres. Informasjon skal gå direkte
inn i de interne systemene.
• Kostnad:
Prosjektet skal beskrive
kostnadene og gevinstene ved digita-
lisering.
• Dagens IT-portefølje skal gjennomgås
og nasjonale felleskomponenter skal
brukes.
– Siden 90-tallet har man trodd at digitalise-
ring betyr effektivisering. Men det har ikke
skjedd, fordi man har glemt å samtidig endre
måten det jobbes på. Det er i digitalisering av
arbeidsflyten at gevinsten ligger, sier byråd for
næring, kultur og idrett, Jonas Stein.
I august startet derfor digitaliseringspro-
sjektet. I 2015 vil blant annet ansettelses-
prosesser, timeregistrering og reiseregninger
digitaliseres.
Digital post
Første ut er Byutviklingmedprosjektet «SvarUt».
Fra 1. januar skal organisasjoner få digital post
i byggesaker. I løpet av neste år får også privat-
personer tilbudet. Målet er å bruke løsningen til
å sende digital post i hele kommunen.
– Vi er fornøydmed å være først ut i Tromsø
kommune. Løsningen er laget av KS KommIT
for kommunene. Den vil gjøre driften billigere
og postgangen raskere, sier John Alfred Nilsen
som leder prosjektet hos Byutvikling.
Sparer på sikt
Digitalisering sparer tid, øker presisjonen og
gir en bedre service. Nå skal det blir slutt på at
skjemaer må printes, fylles i for hånd og deret-
ter skannes for å arkiveres.
– Staten har beregnet at SvarUt alene vil gi
portobesparelser på mer enn 800 millioner
kroner, sier kommunaldirektør for næring,
kultur og idrett, Stein Vidar Loftås.
Samtidig er han klar på at kommunen vil
De skal digitalisere
kommunen
Et eget digitaliseringsprosjekt skal gjøre kommunens
oppgaver enklere, både for ansatte og innbyggere.
ha kostnader på digitaliseringen, før innspa-
ringene kommer.
Gode IT-systemer
Digitaliseringsprosjektet vil gå gjennomde ulike
datasystemene kommunen bruker, for å sikre at
vi har systemer som snakker bra sammen.
– Gjenbruksdata som navn og adresser skal
registreres kun ett sted, som alle de andre
systemene henter opplysninger fra. Opplys-
ninger kan også hentes fra felles registre, som
person- eller adresseregistre, forklarer IT-sjef
Frode Seipæjærvi.
Tekst og foto:
Gudrun Gulldahl
utgjør mye i en stram kommuneøkonomi,
mener Figenschau.
For å fortsatt være en attraktiv arbeids-
giver vil byrådet gå fra seniorpolitikk til en
livsfasepolitikk.
– Byrådet vil vri sin personalpolitikk fra
stort fokus på seniorer, til en livsfasetilpasset
personalpolitikk somomfavner alle medar-
beidere, forklarer finansbyråden.
Innfører parkeringsavgift
I budsjettforslaget foreslår byrådet at det
skal innføres parkeringsavgift på alle kom-
munale eiendommer.
– Dette gjør vi fordi vi ønsker at både
ansatte og brukere skal bruke kollektiv
transport eller gå og sykle. Samtidig har
vi utgifter til vedlikehold av parkerings
plassene, som avgiften vil bidra til å dekke,
sier Figenschau.
Ønsker samarbeid
Tromsø kommune har retningslinjer for
personalomstilling og prosedyrer for kon-
kurranseutsetting. Disse skal følges i arbei-
det med å gå organisasjonen etter i søm-
mene.
– I slike prosesser skal selvfølgelig med-
virkning fra de ansatte skje etter lov-, avta-
leverk og interne rutiner i kommunen. Vi
ønsker å være gode på involvering, og er
opptatt av at tillitsvalgte har en viktig rolle
i arbeidet med å utvikle Tromsø kommune,
sier Figenschau.
Tekst:
Gudrun Gulldahl
Foto:
Mark Ledingham
Digitale svar til
organisasjoner i
byggesaker er før-
ste del av digitali-
seringsprosjektet.
De som står bak er
byråd for næring,
kultur og idrett,
Jonas Stein,
IT-sjef Frode
Seipæjærvi, kom-
munaldirektør
Stein Vidar Loftås
og kommunika-
sjonsrådgiver hos
Byutvikling John
Alfred Nilsen.
